• Je hebt een maatschappelijke zetel in het werkingsgebied van ZENDER: Affligem, Beersel, Bever, Dilbeek, Drogenbos, Herne, Galmaarden, Gooik, Halle, Lennik, Linkebeek, Liedekerke, Pepingen, Roosdaal, Sint-Genesius-Rode, Sint-Pieters-Leeuw en Ternat. 
• Je bent een organisatie met of zonder rechtspersoonlijkheid en valt onder één van de volgende categorieën: 
  • Gemeente of stad 
  • Erfgoedorganisatie: bv. heemkring, museum, archief, erfgoedraad
  • Organisaties met een erfgoedlink: bv. kerkfabriek, oude volkssportvereniging, Davidsfonds 
  • Andere organisaties: bv. school, kunstacademie, jeugdvereniging, cultuurcentrum, theatergezelschap, wijkvereniging 
  • Samenwerkingsverband van organisaties en/of gemeenten uit de regio Pajottenland & Zennevallei 

• Het project bevat een aspect van cultureel erfgoed. Hieronder valt roerend erfgoed (= verplaatsbaar erfgoed, zoals foto’s, audio, voorwerpen, kunstobjecten …) en immaterieel erfgoed (= niet-tastbaar erfgoed, zoals tradities, volksverhalen, dialect, recepten …) 

• Het erfgoed heeft betrekking op de regio Pajottenland & Zennevallei 
• Het past binnen één of meerdere beleidsthema’s van de cultureel erfgoedconvenant: 
• Kinderen en jongeren 
  Kinderen en jongeren zijn de erfgoedliefhebbers van de toekomst. Breng hen in contact met het lokale erfgoed en creëer zo mee hun cultureel bewustzijn. 
• Behoud en beheer 
  Zonder een goed behoud en beheer van ons erfgoed, geen erfgoedwerking. Zet in op een goede bewaarplaats voor het erfgoed en een goede beheerstrategie. 
• Digitalisering 
  Digitalisering is niet meer weg te denken uit onze maatschappij. Dit alles evolueert snel, ook in de erfgoedsector. Ga aan de slag met digitaal erfgoed in je publiekswerking en/of zet in op een goede digitale bewaring van het erfgoed. 

• Diversiteit 
  We leven in een diverse samenleving. Maak erfgoed toegankelijk voor diverse doelgroepen (nieuwkomers, zorgbehoevenden, kansarmen …) en zoek samenwerking met hen. 
• Religieus erfgoed 
  Het religieuze erfgoed staat onder druk. Welke toekomst is er voor dit erfgoed weggelegd? Zet in op de inventarisatie, waardering, selectie, ontsluiting en bewaring van dit erfgoed. 
• Het project kan diverse vormen aannemen: bv. tentoonstelling, opvoering, workshop, educatief pakket, wandeling, inrichting van een erfgoeddepot, verpakken van objecten… 
• Het project heeft een duidelijk doel en is afgebakend in de tijd. Op het moment van de goedkeuring is het hoogtepunt van het project nog niet achter de rug 
• Het project is nieuw en behoort nog niet tot de bestaande werking 

• Het project is financieel haalbaar en beoogt geen winst 
• Het subsidiegeld kan enkel besteed worden aan uitgaven die rechtstreeks verband houden met de inhoudelijke uitwerking van het project 
• Het budget dat je aanvraagt moet gespendeerd binnen de goedgekeurde projectperiode. 
• Het project houdt rekening met de geldende veiligheidsvoorschriften 

TIP: check ruim op voorhand bij ZENDER of je project subsidieerbaar is. 

Elke projectaanvraag wordt beoordeeld aan de hand van criteria. Op elk criterium kan een project voldoende of onvoldoende scoren. Projectaanvragen voor een subsidie tot 500 euro moeten minstens aan vier criteria voldoen. Projectaanvragen voor een subsidie tot 1000 euro moeten minstens aan zeven criteria voldoen 

1. Het project heeft een blijvend eindresultaat (bv. lessenpakket, inventaris, spel, website, de bewaaromstandigheden zijn verbeterd, je gebruikt duurzame materialen …) 
2. Het project is laagdrempelig en richt zich tot (een) duidelijk omschreven doelgroep(en): 
   1. Erfgoedvrijwilligers 
   2. Heemkundigen 
   3. Kinderen 
   4. Personen met dementie 
   5. Mensen met een migratieachtergrond
3. Andere: licht bondig toe in dit geval 
4. Er is een professionele aanpak door bv. het gebruik van correct behoud- en beheermateriaal, digitale standaarden, correcte bibliografie … 
5. Je voorziet een kwalitatieve communicatie over het project op maat van de doelgroep (bv. een handleiding of stappenplan op maat, website, publicatie in het gemeentelijk infoblad, facebook …) 
6. Het project is relevant voor het lokale erfgoed. 
7. Het project zet in op een integrale erfgoedwerking. Het bevat twee of meerdere aspecten van erfgoedwerk, zoals verzamelen, inventariseren, registeren, digitaliseren, onderzoeken, behoud en beheer en ontsluiting … 
8. Het project zet in op een geïntegreerde werking. Je werkt samen met andere domeinen, bv. onroerend erfgoed, cultuur, welzijn, economie, sport, jeugd, onderwijs … 
9. Het project overstijgt de gemeentegrenzen 
10. Het project heeft een vernieuwende of verrassende werking 

Hoe doe je een aanvraag? Wanneer kan je indienen? En hoe gaat alles erna in zijn werk? Volg onderstaand stappenplan. 

1. Bereid je aanvraag voor 

• Neem bij het voorbereiden van de aanvraag op www.zender.be de meest recente versie van het subsidiereglement door. 
• Ga ervan uit dat wie het dossier voor zich krijgt jou niet kent.   
• Maak een beknopt stappenplan en timing.   
• Werk een realistische begroting uit. Zorg dat de partners die financieel bijdragen ook in je begroting vermeld staan.   
• Zet je aanvraag op scherp en vraag een adviesgesprek met ZENDER. Deze feedback is garandeert echter geen goedkeuring. Vraag deze feedback minstens 10 dagen voor de indiendatum aan.

2. Vul het aanvraagformulier volledig en correct in. Dit formulier is de enige manier om een aanvraag in te dienen. 

3. Bezorg tijdig je aanvraag en bezorg deze aanvraag via mail aan [email protected]. 

Wanneer we jouw aanvraag goed hebben ontvangen krijg je van ons een ontvangstbevestiging. 

4. Wacht de beoordeling van de jury af.

2 externe juryleden wordt gevraagd om je dossier te beoordelen met duidelijke argumentatie.  Deze beoordeling wordt voorgelegd aan de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur kent het finaal besluit toe per cultureel erfgoeddossier. Van zodra Zender hierover de beslissing ontvangt, wordt dit ook per mail gecommuniceerd aan de aanvrager. De Raad van Bestuur komt 4-jaarlijks samen dus hiermee wordt rekening gehouden op het moment waarop je je dossier inhoudt. 

Dit houdt in: 

Indien je dossier goedgekeurd werd, volgen de verdere stappen in dit reglement. Wanneer je dossier afgekeurd werd, kan je een tweede kans wagen in een volgende ronde. 

5. Verantwoording 

Na goedkeuring bezorgt ZENDER  je de nodige documenten om het project inhoudelijk en financieel te verantwoorden. Deze documenten kan je ook downloaden via www.zender.be. Bezorg voor het einde van het jaar: 

• Een inhoudelijk verslag van het project met enkele foto’s 
• Een financiële afrekening met de bijhorende bewijsstukken (facturen) 

6. Uitbetaling 

80% van het toegekende bedrag wordt per werkjaar na toekenning gestort. Na indiening van het verantwoordingsdossier (of tussentijdse evaluatie bij meerjarige projecten) wordt het saldo uitgekeerd.  Indien deze verantwoording niet in orde is of er werd niet voldaan aan de ‘return voor ZENDER’ (zie onder), kan de raad van bestuur alsnog beslissen om het bedrag (deels) niet uit te keren en eventueel terug te vorderen. 

Wanneer jouw project werd goedgekeurd, moet je rekening houden met volgende bijkomende voorwaarden: 

Communicatie 

• Vermeld in alle communicatie (ongeacht de drager) dat je de steun hebt ontvangen van ZENDER, de Vlaamse Overheid en jouw gemeente(s). Gebruik hiervoor de correcte logo’s. Deze zijn op te vragen via [email protected] 
• Bezorg ons via [email protected] tekst en afbeeldingen om het project bekend te maken via communicatiekanalen van ZENDER (bv. website, nieuwsbrief, sociale media …) 
• Voer je publieksactiviteiten in de UIT-databank in en gebruik hierbij de tag ‘UitInMijnRegio’ en ‘PenZine’ 

Uitnodigingen 

• Bezorg via de lokale cultuurbeleidscoördinator het schepencollege van de gemeente(n) waar het project plaatsvindt een uitnodiging voor alle open activiteiten die plaatsvinden in het kader van het project 
• Bezorg ZENDER via [email protected] een uitnodiging voor alle open activiteiten die plaatsvinden in het kader van het project 
• Bezorg ZENDER een stuk van elk drukwerk dat voor het project gemaakt werd. In het geval van een publicatie, bezorg dan ook een gratis exemplaar aan de bibliotheek van de gemeente(n) waar het project plaatsvindt 

Expertisedeling 

• Wees bereid om expertise over dit project te delen op vraag van ZENDER (bv. vergadering, inspiratiemoment, studiedag, website …) 
• In kader van het project ontwikkelde materialen (foto’s, film, teksten ..) stel je ter beschikking via een creative commons licentie (CC-BY-NC-SA 4.0) 
• Educatieve pakketten, lessen … stel je via KlasCement beschikbaar of bezorg je nadien aan ZENDER voor publicatie op KlasCement.